Ein neues Service-Management-Herz für die Otto Group IT

Veröffentlichung USU Service Management 5.4 Zum Jahresauftakt präsentiert USU ein spannendes Update: Das Major-Release von USU Service Management, Version 5.4, ist jetzt verfügbar. Diese Version bringt viele neue Funktionen und Verbesserungen mit sich. Wir dachten erst es erscheint nicht mehr rechtzeitig zum Beginn des Newsletters. Doch es ist geschafft und das Release steht offiziell allen Kunden Im USU Knowledge Hub zum Download bereit: Hier kommst Du zum Download Vielseitige Bereitstellungsmöglichkeiten Bereits eingeführt in der Version 5.3, bietet das neue Release flexible Bereitstellungsoptionen: Neben dem klassischen Rich Client mit integriertem Jetty-Server und dem WAR-Archiv für Tomcat-Server, ist die Version 5.4 jetzt auch als vollständig virtualisierte Version in einem Docker-Container verfügbar. Zusätzlich unterstützt das System unterschiedliche Datenbanken – MariaDB, Oracle und MS SQL, einschließlich MS SQL Server 2022 – für den reibungslosen Betrieb der Anwendungsdatenbank. Hinweis: Die DB2 Version wird nur auf Anfrage bereitgestellt. Bei Bedarf einfach an den USU Support wenden. Neue Versionen und optionale Updates Mit dem Release von USU Service Management 5.4 kommen auch aktualisierte Versionen integrierter Libraries. Beachte jedoch, dass die Nutzung der neuen Version von der Aktualisierung angrenzender Systeme wie USU Portal (Version 3.0.0) und USU Shop (Version 4.0.0) abhängig ist. Für USU User Management, Java und Tomcat sind Updates auf die Versionen 8.1, 17 bzw. 10 nun möglich und unterstützt, aber nicht zwingend erforderlich. Neue technische Features Webbasierter Rich Client In der neuesten Version unseres USU Service Management Tools, USU Service Management 5.4, stellen wir eine bahnbrechende Neuerung vor: den webbasierten Rich Client. Dies ist eine Veränderung, die nicht nur unsere ITSM-Tool-Anwender beeindrucken wird, sondern besonders die, die im Hintergrund wirken – unsere Administratoren und Konfiguratoren. Mit dem webbasierten Rich Client, der auf der innovativen Webswing-Technologie basiert, verlagern wir alle Anpassungen direkt in den Webbrowser. Das bedeutet, dass keine lokalen Installationen des Rich Clients mehr notwendig sind, was wiederum eine erhebliche Vereinfachung in puncto Infrastruktur und Sicherheit mit sich bringt. Die Oberfläche des neuen Clients wurde so gestaltet, dass sie in ihrer Funktionalität und Optik den bisherigen Versionen in nichts nachsteht – ein nahtloser Übergang ist also garantiert. GentlemenGroup: Speziell für den SaaS Betrieb haben auch wir uns dafür stark gemacht, denn es erleichtert den Zugriff je nach Umgebung ungemein und hilft uns, noch schneller bei neuen Kunden durchzustarten. Neu! Direkte Kontext-Aktionen für Kataloge Für unsere USU Service Management-Anwender gibt es gute Neuigkeiten: Die Benutzeroberfläche hat nützliche Updates erhalten! Dank der Einführung neuer kontextbezogener Aktionen könnt ihr nun mit nur einem Klick Katalogbezeichnungen und -Einstellungen auf ihren ursprünglichen Zustand zurücksetzen. Diese Funktion, verfügbar seit den letzten Hotfix-Versionen, vereinfacht die Administration erheblich. Sollte der Standard für einen Katalog wiederhergestellt werden müssen, lässt sich das jetzt schnell und ohne Umwege vom Anwender selbst erledigen. So spart ihr Zeit und vermeidet unnötigen Aufwand. Verschlüsselung von Feldwerten – Schutz für Sensible Daten State of the Art in der Datenverschlüsselung – das bietet USU Service Management mit den neusten Updates. Ein Verschlüsselungs-Flag auf Objektattributen signalisiert, dass es sich um sensible Daten handelt. Diese werden nicht nur verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, sondern auch in der Anzeige so dargestellt, dass sie vor unbefugten Blicken geschützt sind. Ein Höchstmaß an Datenschutz und Sicherheit für sensible Informationen ist damit gewährleistet. Hinweis: Diese Funktionalität wurde auch für die 5.3 in den letzten Hotfixes bereitgestellt.   Design-Auffrischung der USU Service Management Web-Kernelemente Das Update auf Version 5.4 bringt eine willkommene Auffrischung des USU Service Management „Rahmenwerks“ mit sich, die die Benutzeroberfläche im Web modernisiert. Im Einklang mit anderen Apps der USU-Systemlandschaft präsentiert sich USU Service Management nun mit einer einheitlichen Navigationsleiste am oberen Rand des Bildschirms. Diese bietet eine klare, aufgeräumte Optik und beinhaltet einen neu gestalteten Logout-Button, der sich jetzt im Dropdownmenü des Benutzerprofils befindet, gemeinsam mit den Einstellungen und Business Views. Ein weiteres Highlight ist das neue Standard-Hintergrundbild für den Anmeldebildschirm, das modern und ansprechend gestaltet ist.   Direkter Excel-Export – Endlich Verfügbar! Excel-Export ohne Umwege Gute Nachrichten für alle, die darauf gewartet haben: Ab sofort ist das Exportieren von Kataloginhalten direkt in ein natives Excel-Format möglich! Dank der neuen Einstellungen im Generic Interface kannst du jetzt selbst entscheiden, ob du übersetzte oder technische Spaltenbezeichnungen verwenden möchtest. Außerdem hast du die Möglichkeit, Anzeigeregeln direkt in der Excel-Tabellenformatierung zu integrieren. Dieses neue Feature macht den Datenexport schneller und effizienter – ganz ohne Umwege. Neue Updates in den USU Service Management-Features Das neueste USU Service Management-Release bringt feine, aber bedeutende Veränderungen. Bei den Kanban-Boards fällt sofort die neu gestaltete Toolleiste auf, die sich nun farblich an andere USU Service Management-Erweiterungen anlehnt. Ein wichtiger Funktionswandel: Es ist jetzt nicht mehr notwendig, das Verschieben von Tickets zwischen verschiedenen Status immer zu erlauben. Stattdessen können die Boards in einer Leseansicht genutzt werden, was neue Möglichkeiten in der Anwendung eröffnet. Zudem gibt es eine wichtige Aktualisierung bei den Referenzbenutzern: Alle sind nun mit korrekten und einheitlichen E-Mail-Adressen ausgestattet. Diese Standardisierung erleichtert die Benutzung über sämtliche USU Apps hinweg und verbessert die Gesamterfahrung der Anwender. Neue Businessfunktionalität Einführung Technology Business Management USU Service Management 5.4 markiert den Start des brandneuen Technology Business Management Pakets. Dieses innovative Modul bietet die Möglichkeit, Ausgaben und Erträge von Technologieinvestitionen effektiv zu tracken. Bereits jetzt stehen zwei umfangreiche Dashboards sowie vielfältige Auswertungsoptionen zur Verfügung, mit weiteren in Entwicklung. Zudem lässt sich das Modul auf Wunsch mit bestehenden und/oder Demodaten in USU Service Management integrieren, um eine reibungslose Anwendung zu gewährleisten Aktualisierung des Time Booking Management Das Time Booking Management wurde in den letzten Hotfixes grundlegend überarbeitet. Die Neuerungen umfassen erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten für die Zeiterfassung und die Einführung neuer Reports. Eine wesentliche Verbesserung ist die Berücksichtigung tatsächlich möglicher Arbeitszeiten im Buchungsvorgang, anstelle von nur allgemeinen Zeiträumen. Zusätzlich ist jetzt eine Konfiguration von Obergrenzen für die Arbeitsstunden möglich. Die Zeiterfassung kann nun direkt im Benutzerdialog beim Bearbeiten von Assets erfolgen, wodurch der Prozess für Endnutzer deutlich vereinfacht wird. Die neuen Reports bieten eine detaillierte Übersicht, wie die Arbeitszeit von Einzelpersonen oder Abteilungen in verschiedene Projekte investiert wird.   Der Übergang vom klassischen USU Service Management Shop zum neuen USU Shop In den Standard Business Views von USU […]

Wichtige Aktualisierungen in USU Service Management 5.3: HF10 & HF11 Highlights Im vierten Quartal gab es keine neuen Hotfixes für USU Service Management 5.2, aber bei USU Service Management 5.3 gab es bemerkenswerte Fortschritte. HF10: Verbesserungen für eine effiziente Bedienung und Prozessoptimierung Leeres Browser-Fenster nach Anhang-Download Das Öffnen eines leeren Browser-Fensters nach dem Herunterladen eines Anhangs gehört der Vergangenheit an. Einige Änderungen im Change Modul – Korrektur in den Berechtigungen: Die fehlende Berechtigung für die „in Genehmigung“ Aktion der Change-Support-Rolle wurde korrigiert, sodass der Button nun wie vorgesehen angezeigt wird. – Risikobewertung: Sie wird jetzt automatisch beim Auswählen und Wechseln des Modell-Tickets gesetzt. – Dokumentation für RFC: Unabhängig vom Erstellungsprozess werden jetzt konsistente Ansichten gewährleistet. – Aktivitätenstatus: Am Ende eines Prozesses wird der Status auf „Nicht Aktiviert“ gesetzt, was eine klarere Statuskennzeichnung ermöglicht. – Change-Prozess: Der Changeprozess wurde in der Evaluationsphase optimiert, um Probleme im Prozessablauf zu beheben. – Ansichten im Normal Change Prozess: Inkonsistenzen wurden korrigiert. Fehlende User-Variablen durch Migration auf die 5.3 & in der REF DB Verschiedene fehlende User-Variablen wurden hinzugefügt • Portfolio_noRead • non.eu.ticket • majorTicket • non.eu.ticketdesc • Project_noRead • non.majorTicket Standardwerte für die Process Engine wurde verringert Aufgrund von Nutzerfeedback wurden die Standardwerte verringert, um die Leistung zu verbessern. HF11: Generische Schnittstelle Beim Input-Mapping generischer Interface-Aktionen kam es zu einem Fehler, wenn kein Standardwert genutzt wurde – in solchen Fällen wurde fälschlicherweise der Wert „null“ gesetzt. Dieses Problem wurde nun behoben, sodass Standardwerte korrekt angewendet werden. Attribut Mapping Die Zeichenbeschränkung für Ausdrücke wurde von 500 auf 4000 erweitert. Core Änderungen an den Business Views durch den Defaultuser werden nun verlässlich im Änderungs-Log verzeichnet. Verbesserte Übersetzungen Mehrere fehlende Übersetzungen wurden ergänzt – Deutsche Übersetzung im Editor für BPMN Prozesse für “sequence flow properties” – Korrektur der deutschen Übersetzung für catalog/Catalog – headerBrowserObjectCopy – Korrektur der deutschen Übersetzungen für Ticket-Status Aktionen – Korrektur der deutschen Übersetzungen im Dokumenten Editor – Korrektur der deutschen Übersetzung im Pop-Up Menü der Aktivitäten im Ticket-Editor Diese Updates sorgen für eine stetige Verbesserung und Verfeinerung des USU Service Management-Erlebnisses und -Einsatzes.

Im dynamischen Prozessmanagement ist es oftmals notwendig, Aufgaben zu erstellen und unmittelbar darauf bezugnehmende E-Mails zu versenden. Der Vorgang lässt sich wie folgt strukturieren:  Aufgabenerstellung: Eine Benutzeraufgabe wird hinzugefügt, um den Prozess zu initiieren. Datenobjektintegration: Ein neues Datenobjekt vom Typ „BpmWorkItem“ wird erstellt, das Datenflüsse sowohl vom initialen Grenzereignis als auch zum E-Mail-Ausgang verarbeitet. Nachrichtenereignis: Ein Ereignis des Typs „Nachricht“ wird eingeführt, das den Datenfluss vom Datenobjekt erhält. Zeitliches Grenzereignis: Ein Grenzereignis vom Typ „Zeit“ wird implementiert, welches den Datenfluss zum Datenobjekt steuert und einen Sequenzfluss zur E-Mail-Auslösung sendet. Die eingeführten Elemente und deren Verknüpfungen sollten der im Bild dargestellten Struktur entsprechen.     Für das erfolgreiche Anlegen der Aufgabe sind die Parameterdefinitionen wie folgt einzustellen.      Das Datenobjekt „workitem“ wird spezifisch als „BpmWorkItem“ definiert.      Die genaue Konfiguration des Datenflusses vom Grenzereignis zum Datenobjekt kann folgendem Bild entnommen werden.      Die Detailkonfiguration des Grenzereignisses erfolgt gemäß den folgenden Vorgaben. Hierbei ist sicherzustellen, dass das Ereignis nicht unterbrechend wirkt.      Auf dem Reiter „Angehängt an“ muss für das Datenobjekt vom Typ „BpmWorkItem“ speziell der kleine schwarze Pfeil ausgewählt werden. Dieser Schritt ist wesentlich, da er sicherstellt, dass das „workitem“-Objekt während der Prozesslaufzeit erzeugt und dem Grenzereignis zur Verfügung gestellt wird.     Es ist ebenfalls notwendig, die Option „Ist Unterbrechend“ bei dem Grenzereignis zu deaktivieren. Dadurch wird verhindert, dass das Grenzereignis den Prozessfluss unnötig unterbricht.      Für den Datenfluss, der vom „workitem“ ausgeht, sind die Definitionen präzise nach den Angaben in folgendem Bild zu gestalten.      Die Parameter für das Nachrichtenereignis sind entsprechend den folgenden Vorgaben zu setzen.      In der Gestaltung der E-Mailvorlage oder im E-Mail-Body wird abschließend das Objekt „_workitem“ referenziert. Durch diese Referenzierung wird im E-Mail-Text ein direkter Bezug zur Prozessaufgabe hergestellt.    Diese detaillierte Herangehensweise ermöglicht eine klare Verbindung zwischen den Prozessaufgaben und der Kommunikation per E-Mail, was für eine effiziente und transparente Bearbeitung der Aufgaben unerlässlich ist.