Wissensmanagement – was macht die Gentlemen Group denn da schon wieder? Und warum? 

Dies & Das|Knowledge Management

Wissensmanagement – klingt ja erst mal nach Hochschule, wieder die Schulbank drücken.  

Also Theorie und stinklangweilig. Aber da klingelt mein Teams – ein Kollege fragt mich aufgeregt: Du, Du kannst doch PowerShell ganz gut, gell? Ich habe mal ein Dokument geschrieben und kann es nicht mehr finden. Aber ich brauche es am besten gestern. Hast Du nicht einen Magic-Befehl, der alles durchwühlt?? Ja, habe ich, und ja, ich helfe ihm.   

Aber mal ehrlich: dieses ganze Suchen geht mir auf den Keks. In meinem Kopf habe ich die Zeiten für so was mal grob aufsummiert; zum Beispiel auch die Zeiten, wenn sich in einem Teams Meeting wieder die ganze „Rotte“ zum Suchen nach bestimmten Informationen absetzt und man hintenraus dann locker überzieht. 

Hast Du auch schon mal gemacht, gell? 

 

=> wenn Du Zeiten erfüllen musst dann läuft das alles unter Verlustleistung. 

 

…ganz spontan – als altem Elektrotechniker fallen einem solche Sachen immer „spontan“ ein:  

„Verordnung Nr.640/2009 zur Durchführung der Richtlinie 2005/32/ EG (Ecodesign)“ .    

Was die da alles u.a. zur Berechnung von Verlustleistung so anstellen – such es mal und lies mal nach, wenn Du Lust hast.   

 

Aber für mich ist die Erkenntnis: 
die haben erkannt, dass das vielleicht kein Problem ist, weil die Wärme ja abgeleitet werden  kann – aber es kostet halt GELD.    

 

Da wir bei der GentlemenGroup ja innovativ sind haben wir uns gedacht:  
wie wäre es, vorliegende Ordnerstrukturen in ein digitales Gedächtnis zu überführen? Für uns brauchte es auch eine automatische Indexierung. Und es muss die Dokumente immer wieder vorlegen damit sie aktuell bleiben. Das ist das technische Level. Und, wir müssen eine Möglichkeit finden, auch die „Ordnerstrukturen“ in den Köpfen der Individuen – so dort sinnvolle Dinge zu finden sind 😉 – mit in dieses digitale Gedächtnis zu überführen.  

Denn es ist doch nix aufregender, als den im Dokument beschriebenen Server nicht mehr zu finden. Und der hinterlegte Ansprechpartner ist beim Merger im alten Unternehmen geblieben oder schon längst im Ruhestand. Oder es wird in der Beschreibung vorausgesetzt, dass man weiß, dass andere Prozesse in Abhängigkeit stehen. Du kennst auch das?   

Also war die Überlegung – wenn wir schon so viel Zeit in Verlustleitung umsetzen und genervt sind – dass wir stattdessen die Zeit doch auch investieren können, um die Dokumente zu sichten, zu überarbeiten oder wegzuschmeißen und noch brauchbares in das digitale Gedächtnis zu überführen.  

Erstmal gab es organisatorische Hürden zu überwinden, manchmal auch persönliche. So eine GUI zum Erfassen eines Dokumentes ist jetzt nicht unbedingt sexy – eher funktional.   

Nach einer kurzen Zeit wurde festgestellt, hey, die Suche ist jetzt ganz schön fix. Und auch wenn ich mich vertippe, erscheint es trotzdem in der Ergebnisliste.   

 

Das aktuell schönste Ereignis war, als wir die Integration in Teams umgesetzt haben. Keinen Medienbruch mehr. Du chattest mit dem Bot und bekommst ein Dokument ausgeliefert.   

Rückmeldung der jungen Entwickler: Geil, wenn das so geht, dann will ich auch gerne dokumentieren.   

 

Der Anspruch und das Ziel bleiben: die nervende Suche nach Inhalten in Freude beim Erfassen der Inhalte umzudrehen. 

Deswegen also machen wir das – auch, weil wir damit zeigen, dass das Alter für uns keine Bedeutung hat und wir Generationengrenzen sprengen. Spaß… 


Für uns ist wichtig, was wir mit diesem Tool schon jetzt erreicht haben:  

  • eine aktualisierte Dokumentation  
  • Kommunikation durch eine verfügbare, aktive Suche – das Wissen steht Allen zur Verfügung   
  • mit diesem Wissen „füttern“ wir unseren GG-Bot  
  • dass Wissen wiederverwendet wird für Schulungen, Trainings und Tests  
  • Dass wir verschiedenste Kanäle bedienen und damit Mauern überwinden können  

 

Und, meine PowerShell Commands brauche ich nur noch, um zum Beispiel Tomcat Log-Dateien nach wirklich Wichtigem zu durchforsten. Das nervt immer noch 😉   

Entspannung also? Nicht wirklich, weil sich auf einmal neue, spannende Perspektiven auftun.  

Man hat so viel Zeit, sinnvolleres zu tun.  

 

In diesem Sinne – Happy documenting  

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  • Effizientes E-Mail-Management im Prozessablauf 

    Im dynamischen Prozessmanagement ist es oftmals notwendig, Aufgaben zu erstellen und unmittelbar darauf bezugnehmende E-Mails zu versenden. Der Vorgang lässt sich wie folgt strukturieren:  Aufgabenerstellung: Eine Benutzeraufgabe wird hinzugefügt, um den Prozess zu initiieren. Datenobjektintegration: Ein neues Datenobjekt vom Typ „BpmWorkItem“ wird erstellt, das Datenflüsse sowohl vom initialen Grenzereignis als auch zum E-Mail-Ausgang verarbeitet. Nachrichtenereignis: Ein Ereignis des Typs „Nachricht“ wird eingeführt, das den Datenfluss vom Datenobjekt erhält. Zeitliches Grenzereignis: Ein Grenzereignis vom Typ „Zeit“ wird implementiert, welches den Datenfluss zum Datenobjekt steuert und einen Sequenzfluss zur E-Mail-Auslösung sendet. Die eingeführten Elemente und deren Verknüpfungen sollten der im Bild dargestellten Struktur entsprechen.     Für das erfolgreiche Anlegen der Aufgabe sind die Parameterdefinitionen wie folgt einzustellen.      Das Datenobjekt „workitem“ wird spezifisch als „BpmWorkItem“ definiert.      Die genaue Konfiguration des Datenflusses vom Grenzereignis zum Datenobjekt kann folgendem Bild entnommen werden.      Die Detailkonfiguration des Grenzereignisses erfolgt gemäß den folgenden Vorgaben. Hierbei ist sicherzustellen, dass das Ereignis nicht unterbrechend wirkt.      Auf dem Reiter „Angehängt an“ muss für das Datenobjekt vom Typ „BpmWorkItem“ speziell der kleine schwarze Pfeil ausgewählt werden. Dieser Schritt ist wesentlich, da er sicherstellt, dass das „workitem“-Objekt während der Prozesslaufzeit erzeugt und dem Grenzereignis zur Verfügung gestellt wird.     Es ist ebenfalls notwendig, die Option „Ist Unterbrechend“ bei dem Grenzereignis zu deaktivieren. Dadurch wird verhindert, dass das Grenzereignis den Prozessfluss unnötig unterbricht.      Für den Datenfluss, der vom „workitem“ ausgeht, sind die Definitionen präzise nach den Angaben in folgendem Bild zu gestalten.      Die Parameter für das Nachrichtenereignis sind entsprechend den folgenden Vorgaben zu setzen.      In der Gestaltung der E-Mailvorlage oder im E-Mail-Body wird abschließend das Objekt „_workitem“ referenziert. Durch diese Referenzierung wird im E-Mail-Text ein direkter Bezug zur Prozessaufgabe hergestellt.    Diese detaillierte Herangehensweise ermöglicht eine klare Verbindung zwischen den Prozessaufgaben und der Kommunikation per E-Mail, was für eine effiziente und transparente Bearbeitung der Aufgaben unerlässlich ist.   

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